Nach oben

Datennutzung im Bewerbermanagementsystem der WKW.group

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns besonders wichtig. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden – erweitert zur Datenschutzerklärung unserer Webseite – über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung wir uns verpflichten, um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus bei einer Onlinebewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem mitteilen.

Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, sofern die Datenverarbeitung z.B. im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich wird (in Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG).

Soweit Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, wie z. B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft) mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO.

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden die in der Registrierung erhobenen Daten in unserem Bewerbungsmanagementsystem gespeichert. Sämtliche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person werden nur zum Zwecke der Bewerbungsanbahnung und -abwicklung verarbeitet. Mit der Kontaktaufnahme per E-Mail, Post und/oder Telefon im Rahmen des Bewerbungsprozesses durch uns erklären Sie sich mit der Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems einverstanden.

Wenn Sie sich auf ein Stellenangebot online bewerben, benötigen und speichern wir folgende Daten zu Ihrer Person:

  • Kontaktdaten (Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon/Handy-Nr.)
  • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, beruflicher Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, Bewerbungsfoto)

Daneben können Sie uns freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen. Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind).

Ihre Daten werden ausschreibenden Fachbereichen sowie dem zuständigen Personalbereich zugänglich gemacht und schnellstmöglich bearbeitet.

Wenn Sie sich nicht auf eine angebotene Stellenausschreibung bewerben, sondern eine sog. Initiativbewerbung übermitteln, wird der Fachbereich bzw. Personalbereich mit Ihnen in Kontakt treten, sobald eine zu Ihrem Profil passende Stellenausschreibung zu besetzen ist.

Speicherung und Löschung

Sofern Sie an einem Bewerbungsverfahren teilnehmen, werden Ihre Daten zum Zwecke der Bewerbungsanbahnung und -abwicklung 6 Monate gespeichert und danach gelöscht. Mit dieser Aufbewahrungsfrist kommen wir den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nach.

Gleichzeitige Bewerbung in mehreren Gesellschaften der WKW.group

Für den Fall, dass Sie sich als Bewerber gleichzeitig auf mehrere Stellen in mehreren unterschiedlichen Gesellschaften der WKW.group bewerben, erlangen die betroffenen Personalabteilungen, bei denen sich direkt beworben wurde, Kenntnis über alle parallelen Bewerbungen. Dadurch können wir eine effiziente Bearbeitung der Bewerbungen sicherstellen. Bewerbungsdaten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Wiedererkennung bereits abgesagter Bewerber

Sollte es bei Ihrer Bewerbung nicht zu einer Einstellung kommen, so wird auch ein Wiedererkennungsdatensatz gespeichert. Wir benötigen diesen Datensatz, um Sie bei einer erneuten Bewerbung auf dieselbe Stelle eindeutig zu identifizieren. In diesem Datensatz sind Ihre gesamten fachlichen Qualifikationen gelöscht.

Der Wiedererkennungsdatensatz beinhaltet folgende Informationen:

  • Vor- und Nachname
  • Vorname
  • Geburtsdatum
  • E-Mail-Adresse
  • Bewerbernummer

Der Wiedererkennungsdatensatz wird nach 2 Jahren, für Bewerber auf Auszubildendenstellen bereits nach 180 Tagen dauerhaft gelöscht.

Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten

Bei der Übertragung Ihrer Daten in unser Bewerbermanagementsystem werden diese automatisch verschlüsselt. Die Vorkehrungen zur Datensicherung entsprechen dabei stets dem aktuellen Stand der Technik. Das Bewerbungsmanagementsystem wird von einem externen Dienstleister der WKW.group gehostet und zur Verfügung gestellt. Ein gesetzlich vorgeschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art 28 DSGVO wurde abgeschlossen. Ihre personenbezogenen Daten sind durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Mit sozialen Netzwerken teilen

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, unsere Stellenanzeige in sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, LinkedIn) oder per E-Mail oder WhatsApp zu teilen bzw. weiterzuleiten. Hierzu benötigen Sie Ihren ggf. bereits vorhandenen Benutzer-Account eines sozialen Netzwerks, WhatsApp oder ein E-Mail-Programm. Sofern Sie Mitglied der Plattform Facebook und/oder Twitter und/oder LinkedIn und/oder WhatsApp sind, kann der Anbieter der jeweiligen Plattform den Aufruf der o.g. Inhalte und Funktionen Ihren dortigen Profilen zuordnen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter:

https://de-de.facebook.com/privacy/explanation

https://twitter.com/de/privacy

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

https://www.whatsapp.com/legal/#key-updates

Talent-Pool

Gegebenenfalls bieten wir Ihnen im Rahmen der Bewerbung die Möglichkeit, in unserem „Talent-Pool“ für einen Zeitraum von zwei Jahren aufgenommen zu werden. Dies erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung im Sinne der Art. 6 Abs. 1 lit. b) und Art. 7 DSGVO. Die Bewerbungsunterlagen im Talent-Pool werden alleine im Rahmen von künftigen Stellenausschreibungen und der Beschäftigtensuche verarbeitet und werden spätestens nach Ablauf der Frist vernichtet. Wir belehren Sie, dass die Einwilligung in die Aufnahme in den Talent-Pool freiwillig ist, keinen Einfluss auf das aktuelle Bewerbungsverfahren hat und Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, sowie Widerspruch im Sinne des Art. 21 DSGVO erklären können.

Betroffenenrechte

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der DSGVO unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):

Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.

Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Eine Kopie kann nur bereitgestellt werden, soweit die Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Recht zur Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

Recht auf Löschung von personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;
  • die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und Sie die Einwilligung widerrufen haben; dies gilt allerdings nicht, wenn eine andere gesetzliche Erlaubnis für die Datenverarbeitung besteht;
  • Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung eingelegt haben, deren gesetzliche Erlaubnis im sogenannten „berechtigten Interesse“ (laut Art. 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f) liegt; eine Löschung muss allerdings dann nicht erfolgen, wenn vorrangigen berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen;
  • Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung eingelegt haben;
  • Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
  • es sich um Daten eines Kindes handelt, die für Dienste der Informationsgesellschaft (=elektronische Dienstleistung) auf Grundlage der Einwilligung (gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO) erhoben wurden.

Ein Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, wenn

  • das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht;
  • die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten), zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach geltendem Recht (hierzu gehört auch die „öffentliche Gesundheit“) oder zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist;
  • die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Sind personenbezogene Daten von uns öffentlich gemacht worden (z. B. im Internet), haben wir im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren dafür zu sorgen, dass auch andere Datenverarbeiter über das Löschungsverlangen einschließlich der Löschung von Links, Kopien und/oder Replikationen informiert werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, können Sie von uns verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit nicht anderweitig genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.
  • Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung die Einschränkung der Datennutzung verlangen;
  • Benötigen Sie Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, aber wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die Rechtsverfolgungszwecke verlangen;
  • Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch (nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO) eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung Ihre Interessen überwiegen, können Sie verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.

Personenbezogene Daten, deren Verarbeitung auf Ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen vorbehaltlich der Speicherung nur noch

  • mit Ihrer Einwilligung,
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
  • zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen, oder
  • aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Sollte eine Verarbeitungseinschränkung aufgehoben werden, werden Sie hierüber vorab unterrichtet.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Excel-Dokument) von uns zu verlangen.

Sie können auch von uns verlangen, diese Daten direkt an ein anderes (durch Sie bestimmtes) Unternehmen zu übermitteln, sofern dies für uns technisch möglich ist.

Die Voraussetzung dafür, dass Sie dieses Recht haben, ist, dass

  • die Verarbeitung durch auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird;
  • die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.

Wenn Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit nutzen, haben Sie auch weiterhin das Recht auf Datenlöschung gem. Art. 17 DSGVO.

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle:

WKW.group

Human Resources

Siebeneicker Straße 235

42553 Velbert

Tel.: 02053-95 1231

E-Mail: personal@wkw.de

Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet. Die nach der DSGVO zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen einschließlich „der Ausübung der Betroffenenrechte“ werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (laut Art. 12 Absatz 5 DSGVO).

Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, dürfen wir, zum Zwecke der Identifizierung, zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benachrichtigen. (siehe Art. 12 Absatz 6 und Art. 11 DSGVO)

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist; im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür unterrichten und sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren. (siehe Art. 12 Absatz 3 und Absatz 4 DSGVO)

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen von der Union oder den Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Art. 23 DSGVO)